Ваш маркетинговый бизнес-партнер

#

#залюблюлюбого и другие лайфхаки ивент-маркетинга от Сергея Бельского

Сергей Бельский, ивент-директор ВШК, в профессии 15 лет. За его плечами опыт проведения более 300 мероприятий разного масштаба, формата и направленности. Об этом опыте, о старте карьеры ивентера, о профессиональной гордости и профессиональной литературой мы и поговорили с Сергеем. А еще он рассказал о критериях оценки эффективности ивента, секретах работы с подрядчиками и алгоритме проведения ивента от «А» до «Я».

Расскажи о своем старте в профессии

В далеком 2003 году я по собственной инициативе провел первые соревнования по скейту для детей. Вообще я тогда работал в журнале «X3M». И как-то в редакцию приехали ребята, сказали, что хотят сделать в Киеве «Snickers Урбания», меня назначили ответственным за площадки.

И мне очень понравилось. Дело в том, что по образованию я маркетолог, но в обычном маркетинге моя активная натура не могла пережить постоянного сидения в офисе за компьютером. А в ивент-маркетинге есть одновременно и достижение бизнес-задач, и драйв от движения, общения, разнообразия задач. И при этом есть место творчеству.

Короче, так я стал ивентером, провел первые три мероприятиях Snickers Урбания». Между ними еще было десятка два скейтерских соревнований. А потом мы с товарищем два года проводили по пятницам на автодроме «Чайка» гонки «Линейка». Целью соревнований было сделать так, чтоб любители быстрой езды ушли с дорог общественного пользования и легально гоняли на автодроме. Мы сделали хорошее шоу, в день собирали до 3 тыс зрителей. Это было очень популярное мероприятие. К нам приезжали самые «заряженные машины». Кроме того, мы проводили 4 этапа Чемпионата Украины по гонкам на ускорение. И на этих же мероприятиях я познакомился с ребятами, которые чуть позднее основали рекламное агентства Marketing Bar и пригласили меня в свою команду. А проверкой друг друга на прочность стало очень крутое и масштабное мероприятие Volkswagen Fest на «Чайке», которое мы организовали и провели вместе. Компания тогда презентовала новую модель Jetta. Было более 10 000 гостей из 17 стран. Тогда на автодроме впервые одновременно работали все зоны и локации, проводилось 5 активностей, 4 соревнования. Как сейчас помню, аж мурашки по коже!

Если бы сегодняшний Сергей на машине времени мог смотаться к Сергею, который только начинал работать в сфере ивентов, что бы ты ему сказал/порекомендовал?

Купи доллар по пятьJ

А если серьёзно и по работе?

Я бы сказал тому Сергею, что залог хорошего мероприятия – это планирование и ответ на любые «а что если вдруг?». Если подрядчик планирует к тебе ехать впритык к началу мероприятия, говоришь «Нет, товарищ. Выезжай заранее. А вдруг у тебя колесо пробьется или в пробку попадешь». Ивентер должен предвидеть разные сценарии и понимать, что в каждом из этих сценариев делать.

К планированию относится, например, перестраховка с техникой. Мой опыт показал, что если используешь технику, то каждая единица должна быть в двух экземплярах минимум. Потому что «а друг что-то упадет и перестанет работать?». Мне бы тогдашнему те знания, было бы меньше головной боли.

Самое яркое событие в твоей профессиональной деятельности

Ты знаешь, ивенты всегда яркие, не могу выделить что-то. Но вот то, что первое приходит в голову, что действительно было эмоционально ярким – это реакция слушателей курса «Marketing.PR.Digital» в «Высшей школе коммуникаций» на мое выступление в качестве спикера.

Я очень старался, снял много видео о подготовке курса как ивента, сделал яркую презентацию. Но все равно очень волновался, потому что это был мой дебют в качестве спикера. И аудитория была очень теплой, восхищенной и благодарной. Было очень трогательно.

Что самое сложное в ивенте?

Всегда есть место человеческому фактору. А это очень тяжело предсказать.

Пример: презентации Multi V кондиционера LG. До мероприятия к кондиционеру не было доступа из-за тягомотины на таможне. И вот утро, монтаж в De Fleur, тогда это был De Lux, уже практически завершен, все готово. И к ступеням, которые ведут к зданию, а их штук 50-70, подвозят конструкцию весом 300-400 килограмм. По этим ступеням мы еще как-то его подняли. А внутри здания оказалось, что размеры кондиционера не позволяют поднять его на 3 этаж. И лифта нет. А оставить его на первом этаже нельзя, потому что вся концепция мероприятия рушится. В общем, я перемерял до миллиметра кондиционер, увидел шурупчики, спросил, можно ли открутить детали, которые этими шурупами держались, и станет ли после этого кондиционер уже. Мне ответили, что да. И вот мы открутили то, что можно было, и под постоянные «ой-ой, не зацепите стену, ой-ой, не поцарапайте ступени» на руках понесли кондиционер на 3-иы этаж, а там уже собрали. Ну и при демонтаже сделали так же.

Человеческий фактор – это и подрядчики. У тебя все четенько идет по плану, приезжает на локацию подрядчик, что-то привозит, ты понимаешь, что это не совсем то или вообще не то. Хотя проговаривали, тестировали и казалось, что ничего не может случится.

По этой же причине я не запускаю в печать дорогие ответственные макеты без подписи. Последнее время я делаю так: приезжаю на полиграфию, получаю первый печатный лист, останавливаю станок на полчаса. С этим листом еду к клиенту, он подписывает его, и тогда я возвращаюсь на полиграфию и печать продолжается. Если на специальном принтере подрядчик напечатает цветопробу, а потом этот же макет пустит в печать на офсете, то цвета будут отличаться.

А какой твой секрет работы с подрядчиками?

У нескольких мои подрядчиков есть для меня хэштег, у некоторых я в телефоне так записан. Хэштег #Залюблюлюбого. Правда, там немного по-другому. Вот тебе весь секрет.

На самом деле я очень скрупулёзен, замечаю наименьшие недочеты и требую их исправления. Потому что дьявол ведь – в деталях.

Расскажи о своем опыте участия в организации Евровидения в прошлом году в Киеве. Там были подобные сложности?

Ну совсем без приключений не обошлось. Но в целом все было спокойно. Я отвечал за полиграфию, в частности ту, что нужна для жеребьевки, также за свет, оформление сцены, подготовку прямой трансляции и участвовал в организации ивента, который заключался в передаче ключей от мэра Стокгольма мэру Киева. Ну и еще на прогоне Руслану сыграл )

Приходит день съемки передачи ключа. Достаем мы из коробки ключ, на кольце которого висят брелоки городов, и видим, что все брелоки побиты! За полчаса до эфира всей командой их клеили суперклеем, мэров предупредили, чтоб обращались с ключом, который, кстати, килограмм 10 весит, очень аккуратно. В итоге все прошло хорошо. Никто ничего не заметил.

На локации Евровидения я был кем-то типа прораба. Например, световики и сценовики не очень вникают в работу друг друга, а нужно было организовать все так, чтоб они работали над единой картинкой. Например, чтоб на сцене было пламя. И вот я настраивал их совместную работу.

А потом было само Евровидение, где меня пригласили как трабл-шутера. Понятно, что все было организовано, прописано, все знали, что делать в той или иной ситуации. Но все равно что-то, да произойдет. Так, например, мы мели самую длинную красную дорожку по Мариинскому парку, потому что нападало много листвы, укрепляли баннера, просили фотографов, чтоб те подольше фотографировали конкурсантов Евровидения на дорожке, пока следующие застряли на светофоре.

Это, кстати, очень показательно: ивентер решает вопросы по ивенту 24/7, периодически занимается трабл-щутингом. Но заказчик и гости никогда ничего не видят. Это все внутренняя кухня, которая их не должна заботить. Гости отдыхают. Заказчик занимается своими делами. Ну или тоже отдыхает. Все.

Ты гордишься своей работой на Евровидении?

Нет

Почему?

Потому что моя работа составляла лишь несколько процентов от организации всего мероприятия.

А какой работой ты гордишься?

Мне очень понравился стенд, который я недавно сделал для компании Colobridge. Он, кстати, получил грамоту как лучший на выставке. Эта работа была легкой, потому что клиент полностью доверился, сказал: «Сережа, ты так видишь – делай. Я тебе доверяю. Все». Я рассказал концепцию, ее утвердили, и никто не влезал.

Еще считаю очень удачной работой презентацию новой линейки техники LG в De Flеur. Это мероприятие от «А» до «Я» было сделано одним человеком – мной. Оно выглядело очень дорого. Хотя я в процессеподготовки находил за сутки около 40 км. Но оно того стоило.

А как насчет цветочного стенда для LG?

Да, тоже была неплохая работа, с классной и при этом несложно реализуемой задумкой. И тут тоже, кстати, я рассказал концепцию, она понравилась, и клиент не вмешивался в ее реализацию. Идея состояла в том, чтобы посетитель выставки не смог бы отличить, где живые цветы, а где изображение этих цветов на экране телевизора. И у нас все получилось. Мы немного перенастроили цветопередачу телевизоров, потому что изначально живые цветы выглядели более блекло, чем они же на экране. И в итоге посетители выставки сначала недоумевали, зачем стенд с цветами, если это выставки техники, а потом, когда присматривались и видели, что среди цветов есть 2 телевизора, то изумлялись и восхищались.

Кстати, на следующий год LG повторила эту же концепцию, только с безрамочным телевизором.

Расскажи алгоритм проведения мероприятия от «А» до «Я»

  • Знакомство с клиентом
  • Получение от него ТЗ или брифование
  • Обработка брифа и создание концепции мероприятия, а также приблизительное бюджетирование
  • Утверждение концепции у клиента. Если клиент внес в нее правки, то она дорабатывается: правки вносятся, но так, чтоб они не портили изначальный вариант. Подается на утверждение усовершенствованный вариант.
  • Детальный просчет бюджеты согласно утвержденной концепции и утверждение его у клиента.
  • Получение от клиента все визуальных исходников: логотипов, бренд-буков
  • Визуализация, как будет брендироваться локация, какое будет меню и т.д. Это опять утверждается у клиента
  • Продумывается логистика: что, в какой день и время куда и чем перевозится
  • Переговоры с менеджерами певиц/групп и т.д. то есть организация шоу-программы, если она по концепции нужна.
  • Запуск в производство всего, что нужно для мероприятия, контроль дэдлайнов и контроль качества на промежуточных этапах (например, та же цветопроба). .
  • В ночь перед нем Х все монтируется, обязательно делается тестовый прогон
  • Утром в день Х повторная проверка, все ли работает, не дернула ли уборщица Марфа Степановна какой-то жизненно важный для мероприятия кабель.
  • В час X открываешь двери и с улыбкой встречаешь гостей
  • Проводишь мероприятие, нередко в режиме трабл-шутинга
  • Исполняешь просьбы клиента, которые появляются по ходу мероприятия, типа «еще часок погуляем» или «нужно уже сейчас выносит еду» или еще что-то
  • Закрытие мероприятия: клиент довольный уходит, а у тебя демонтаж
  • Все загружается в машины, везется в заранее утвержденные склады. Разгружается.
  • На следующий день пишет отчет, получает от фотографа и видео-оператора съемку, сводит фактическую смету. Вручает клиенту.
  • Ивентер приходит домой, выдыхает

Как можно понять, что ивент удался?

По благодарному, расслабленному, отдохнувшему выражению лиц гостей. По довольному, иногда вдрызг пьяному лицу заказчика под конец мероприятия. И самое главное – по не менее довольному его лицу через недельку, когда понятно, что ивент выполнил те бизнес-задачи, которые перед ним ставились.

Что ты рекомендуешь почитать начинающим ивентерам?

Моя настольная книга, точнее «прикроватно-тумбочная» – это «Смешать, но не взбалтывать», авторы А. Берлов и А. Шумович. Книга очень системная, пошаговая инструкция. Причем в ней есть две части: первая посвящена бизнес-ивентам, коммерческим проектам, вторая – маленьким ивентам типа дня рождения. Частенько перечитываю, вдохновляюсь этой книгой. Очень доступно, просто и интересно написана.

Есть еще две очень достойные: «Великолепие мероприятия» того же автора Шумовича, и «Ивент-маркетинг» - Франкель и Румянцев.

Ивент твоей мечты

Мечтаю Лигу Чемпионов сделать.